واقعیت این است که حفظ بهره وری مناسب در مدیریت دورکاری بسیار مشکل است. شرایط اجتماعی ایران نیز این امر را مشکل‌تر می‌کند. اجرای طرح دورکاری فقط به فراهم کردن سازو کار تکنولوژیک آن مربوط نیست.

مهمترین عامل موفقیت دورکاری، فراهم کردن ساز و کار آن برای خودتان در منزل است. این مساله جدا از شرایطی است که کارفرما باید برای شما خلق کند تا بتوانید به صورت دورکاری مراحل کار را پیش ببرید.

 در این مقاله سعی داریم تعدادی از بهترین ابزارها و نرم‌افزارهای (اپلیکیشن‌ها) موردنیاز برای دورکاری را به شما معرفی کنیم. پیش از شروع همکاری به صورت دورکاری، لازم است این ابزارها را بشناسید و با توجه به نیاز خود از آن‌ها استفاده کنید.

* ابزارهای مدیریت پروژه :

ابتدا می‌خواهیم ابراز‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را به شما معرفی کنیم.

1- ابزار مدیریت دورکاری  Trello :

با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید یک پنل مدیریت پروژه داشته باشید و وظایف را در آن تعریف کنید.

یک نیروی فریلنس که به صورت دورکاری با شرکت‌ها کار می‌کند،‌ می‌تواند با استفاده از این ابزار وظایف خود را مدیریت کند و با سایر اعضای گروه نیز در ارتباط باشد. این نرم‌افزار را می‌توانید بر روی گوشی‌های همراه خود نصب کنید تا هیچ اتفاقی را در مورد پروژه خود از دست ندهید.

 __ ویژگی‌های Trello :

•  تعیین مهلت تحویل
• یادآور
• اختصاص دادن وظایف به افراد مختلف
• افزودن نظر
• امتیازدهی
• گزارش‌گیری از عملکرد و …

نکته : البته لازم به ذکر است که برخی از قابلیت‌های این نرم‌افزار پریمیوم است و برای استفاده از آن لازم است مبلغی را پرداخت کنید.

2-  ابزار مدیریت دورکاری Asana  :

یکی دیگر از ابزارهای مدیریت پروژه است که تمامی این قابلیت‌ها را به صورت رایگان در اختیار شما قرار می‌دهد. با استفاده از این نرم‌افراز به راحتی می‌توانید وظایف تعریف شده در یک پروژه را به افراد گروه محول کرد.

دورکارها می‌توانند با نصب نسخه موبایل این نرم‌افزار، در هر زمان و هر مکان وظایف خود را مشاهده کنند. امکان ارسال یادآور از طریق ایمیل نیز وجود دارد تا هیچ پروژه‌ای فراموش نشود.

3- ابزار مدیریت دورکاری Things

برای مدیریت وظایف قابل استفاده است و می‌توانید آن را بر روی تمام دستگاه‌های اپل خود نصب کنید و در هر جایی به آن دسترسی داشته باشید. با استفاده از این ابزار می‌توانید موارد موردنظر خود را فیلتر کنید و به جای مشاهده تمامی اطلاعات پروژه، تنها اطلاعات مورد نیاز خود را مشاهده کنید.

4- ابزار مدیریت دورکاری میزینتو :

اگر از سرویس های خارجی که بعضاً ایران را هم تحریم کردند بگذریم می توان از سرویس مدیریت کسب و کار میزیتو، به عنوان یک محصول دانش بنیان توسط شرکت آرمان ارائه شده است نام برد که در جهت دورکاری و مدیریت تیم و پروژه تولید شده است.

امکانات کلی میزیتو:

• شبکه اجتماعی اختصاصی
• مدیریت پروژه
• کارتابل اداری (نامه ها)
• پرونده مشتریان
• یادداشت های شخصی
• مانیتورینگ
• صورت جلسات

5- ابزار مدیریت دورکاری taskulu :

تسکولو نرم افزاری ایرانی برای مدیریت پروژه است که با توجه به امکاناتی بومی که در اختیار قرار می‌دهد، بسیار کاربردی است. این سیستم از زبان فارسی و تقویم فارسی پشتیبانی می‌کند. این نرم افزار یکی از نرم افزارهای مناسب دورکاری در ایران است.

6- ابزار مدیریت دورکاری behtime:

* ابزار‌های چت سازمانی :

از آن‌جایی که یک نیروی دورکار خارج از سازمان مشغول به کار است، مکالمه رو در رو و حضوری امکان‌پذیر نیست. در نتیجه هماهنگی و مکاتبات با استفاده از تلفن و یا اینترنت صورت گیرد.

به جای استفاده از پیام‌رسان‌های خصوصی مانند تلگرام، واتس‌اپ و غیره که برای ورود نیاز به شماره شخصی شما دارند، می‌توانید از این نرم‌افزارها استفاده کنید.

1- ابزار مدیریت دورکاری Slack

به آسانی می‌توانید با سایر اعضای تیم خود در  ارتباط باشید و گفتگو‌های بین اعضای تیم در گروه‌های تشکیل شده را دنبال کنید.

2- ابزار مدیریت دورکاری Skype

Skype نیز یکی دیگر از این ابزارهای چت سازمانی است که با وارد کردن ایمیل سازمانی خود می‌توانید با همکاران خود در ارتباط باشید. نسخه دسکتاپ و موبایل این نرم‌افزار موجود است و به راحتی می‌توانید در هر زمان و با هر دستگاهی به پیام‌های خود دسترسی داشته باشید.

* ابزار‌های مکالمه تصویری و کنفرانس ویدیویی :

گاهی ممکن است لازم باشد افراد دورکار (فریلنسر) در جلساتی حاضر شوند و از آن‌جایی که در شرکت حضور ندارند، می‌توانند از ابزارهای مکالمه تصویری و کنفرانس ویدیویی استفاده کنند.

این نرم‌افزارها بسیار آسان هستند و به افراد این امکان را می‌دهند تا بدون حضور در شرکت، در کنفرانس‌های ویدیو شرکت کنند و به صورت مجازی رو در رو با افراد حاضر در شرکت صحبت کنند.

• Skype : پرکاربردترین نرم‌افزار در بین کارمندان و به ویژه افراد دورکار است. با استفاده از این ابزار امکان برقراری تماس تصویری به راحتی از هر دستگاهی برای افراد فراهم می‌شود.
• Google Duo : نیز یکی از محصولات گوگل است که برقراری تماس تصویری را در کنار پیام‌رسانی و تماس صوتی فراهم می‌کند.

* نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی :

1- ابزار مدیریت دورکاری Cushion :

 یکی از بهترین ابزارها برای زمان‌بندی و پیش‌بینی درآمد دورکارها است. دورکارها‌ (فریلنسرها) با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانند چشم‌اندازی از وظایف خود و زمان تحویل هر کدام داشته باشند و بر اساس آن پیش روند.

وقتی فرد دورکار به ترتیب اولویت و پیش از به اتمام رسیدن مهلت انجام وظایف،‌ بتواند آن‌ها را تحویل دهد، با این کار می‌تواند درآمد خود از آن کار را پیش‌بینی کند و با برنامه‌ریزی به انجام هر یک بپردازد.

2- ابزار مدیریت دورکاری Wunderlist  :

یکی دیگر از نرم‌افزارهایی است که با نصب آن بر روی دسکتاپ، موبایال و تبلت خود می‌توانید لیستی از وظایف خود و همکارانتان در پروژه ایجاد کنید و برای هر یک مهلت انجام، یادآور و نظر اضافه کنید.

3- ابزار مدیریت دورکاری TeuxDeux  :

یکی از بهترین ابزارهای برنامه‌ریزی به ویژه برای افراد دورکار است. با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید وظایف خود را اضافه کنید و با مشخص کردن زمان تحویل آن، یک برنامه‌ریزی درست برای کارهای خود داشته باشید.

* نرم‌افزارهای ذخیره‌سازی مستندات :

هر دستگاهی با اتصال به ایمیل خود می‌توانید مستندات خود را مشاهده و ویرایش کنید.

در نتیجه :

1. دیگر نیازی به صرف هزینه‌های بالا برای ارتقای حافظه ذخیره‌سازی دستگاه‌های خود ندارید.
2. افراد دورکار نیز به راحتی می‌توانند به این مستندات دسترسی داشته باشند.

1- ابزار مدیریت دورکاری Dropbox  :

از محبوب‌ترین و کاربردی‌ترین ابزارها برای سازماندهی و ذخیره‌سازی داده‌ها و پرونده‌ها در تمامی دستگاه‌ها است. این کار تنها با عمل درگ‌ اند دراپ انجام می‌شود و از تمامی دستگاه‌ها به فایل‌های خود دسترسی دارید.

2- ابزار مدیریت دورکاری Shoeboxed :

یکی دیگر از ابزارهای سازماندهی است که با استفاده از آن می‌توانید رسید‌ها، کارت‌ها، لیست مخاطبین و غیره را به راحتی به صورت گزارش ذخیره کنید و دیگر به صرف وقت و هزینه برای اسکن و دسته‌بندی کاغذ‌ها نیازی نیست.

3- ابزار مدیریت دورکاری Google Drive :

با استفاده از این ابزار می‌توانید فایل‌ها با هر فرمتی را از دستگاه‌های مختلف ذخیره کنید و بدون پر شدن حافظه دستگاه خود، حجم زیادی از داده‌ها را ذخیره کنید.

افراد دورکار می‌توانند از Google Drive برای دسترسی به فایل‌های ضروری سازمان و همچنین انتقال اطلاعات بین سازمانی استفاده کنند.

* سری نرم افزار های کاربردی دورکاری همراه با کاربردها :

• نرم افزار 3CX Phone یا Zoiper Free جهت اتصال به مرکز تلفنی
• نرم افزار AnyDesk جهت ریموت و کنترل کامپیوتر از راه دور
• ابزار آنلاین Google Docs برای ویرایش و به اشتراک گذاری اسناد
• ابزار Google Drive جهت ذخیره سازی فایل ها
• نرم افزار Output Messenger یا ابزار فارسی nested جهت گفتگوی درون سازمانی
• ابزار Google Calendar جهت سازماندهی امور
• نرم افزار Google Hangouts یا Skype برای مکالمه صوتی، تصویری یا ویدئو کنفرانس
• ابزارهای Trello، ASana، Peygir یا Taskulu برای مدیریت پروژه
• اسکای روم یا ایسمینار برای ایجاد وبینارهای آموزشی درون سازمانی
• ابزار آنلاین minit برای مدیریت زمان
• نرم افزار CRM ابزاری که اکثر قابلیت های 10 نرم افزار بالا را بصورت یکپارچه همراه با گزارش ساز و داشبورد مدیریتی برای نظارت روی انجام امور دارد.