مدیریت پروژه ها به سبک ترلو (trello)
* ترلو ( Trello ) چیست
در بیان ساده، ترلو “Trello” ابزاری است تحت وب برای مدیریت و راهبرد پروژه و یا برنامه های شخصی و عمومی بصورت کاملا هماهنگ.
_ ترلو یک برنامه کاربردی وب برای مدیریت کار است . خدمات پایه به‌صورت رایگان ارائه می‌شود
- پروژه یا برنامه بصورت Board تعریف شده
- موارد در آن بصورت Card قرار داده می شود. در جزئیات Card نیز می توان اقدامات بسیاری نظیری برچسب گذاری، یادداشت، توضیح، پیوست فایل و … را انجام داد.
- در هر مرحله از کار می توان افرادی را به Board اضافه کرد تا کار بصورت تیمی قابل انجام باشد.
- هر عضو از تیم، هر اقدام یا برنامه ای را بصورت Card در ترلو تعریف می کند و یا اقدامات لازم را بر روی آنرا انجام می دهد.
- اینکار تا بالاترین سطح پروژه و برنامه بصورت هماهنگ قابل اجرا می باشد.
نکته ی جالب این است که در این اپلیکیشن می توانید پروژه های مختلفی را مدیریت و نظارت کنید و یک برنامه ی کاری منظم در اختیار داشته باشید. رابط کاربری این اپلیکیشن بسیار دوستانه و ساده است .
محیط این اپلیکیشن از 3 بخش تشکیل شده است
- Board
- List
- Card
_ با استفاده از هر بخش می توانید پروژه ی خود را دسته بندی کرده و نظم ببخشید. همچنین قادر خواهید بود تا اعضای تیم هر پروژه را کم یا زیاد کنید و در Board های مختلف اعضای مختلفی را معرفی کنید.
* در این اپلیکیشن به سادگی با استفاده از قابلیت drag & drop قادر به مدیریت و سازماندهی پروژه و فعالیت های خود خواهید بود در نتیجه استفاده از آن بسیار ساده است.
* چرا ترلو ( Trello )
* مزایای ترلو ( Trello )
- ترلو تصویری است
- لیست ها قابل مشاهده و در دسترس هستند و کار کردن با این اپلیکیشن به طرز غیر قابل باوری ساده است.
- ترلو همان کاغذهای یادداشت رنگی ایست که دیجیتالی شده اند.
- ترلو تجسم سازی پروژه را برایتان ممکن می سازد و با یک نگاه به کارت ها از نحوه پیشرفت کار به سادگی مطلع می شوید.
- امکان تعامل با اعضای تیم و یا حتی خانواده را برایتان فراهم می کند
- ترلو کمک می کند صندوق دریافت ایمیل هایتان خالی بماند!
* ویژگی های اپلیکیشن Trello
- قابلیت کامنت برای هر کارت
- امکان نظر سنجی
- اختصاص دادن هر کارت به یک کاربر
- قابلیت قرار دادن عکس و لینک
- خصوصی یا عمومی کردن Board
- امکان ایجاد تقویم کاری
- امکان تغییر تصویر پس زمینه
- قابلیت حذف و اضافه ی وظایف
- امکان اضافه کردن اعضا از طریق حساب گوگل
* محبوبیت اپلیکیشن Trello در بین کاربران
یکی از بهترین و کامل ترین اپلیکیشن های مدیریت پروژه است و از بیش از 500 هزار کاربر فعال برخوردار است. نکته ی جالب این است که بسیاری از کمپانی های بزرگ مانند Google، redhat، NATIONAL GEOGRAPHIC، Adobe و غیره از این اپلیکیشن استفاده می کنند.
در ایران هم شرکت های مختلف فعالیت های خود را از طریق این اپلیکیشن پیش می برند و از آن راضی هستند.
در نتیجه توصیه می کنیم :
برای مدیریت و سازماندهی پروژه های خود هر چه سریع تر به دانلود این اپلیکیشن از طریق مایکت بپردازید و از امکانات جامع آن بهره مند شوید.
* هوم ویو (به انگلیسی: Home View)
ترلو اخیرا جدیدترین ویژگی خود یعنی Home view را منتشر کرده است. Home view هر آن چیزی را که در تابلو شما رخ می‌دهد، نشان می‌دهد.
از جمله :
- موعدهای مقرر
- ناتیفیکیشن‌های کارت (از طرف اعضای تیم)
- چه کارهایی را می‌توانید انجام دهید تا پروژه‌ی خود را به جلو پیش ببرید.
_ این کار به شما یک دید وسیع از همه پروژه‌ها می‌دهد بنابراین به راحتی می‌توانید خودتان را با کاری که روی آن کار می‌کنید و یا در آینده قصد کار کردن بر روی آن را دارید، مجددا سازگار کنید.
* همکاری تیمی (به انگلیسی: Team Collaboration)
- امکان همکاری با تعداد نامحدودی از اعضای یک تیم یکی از بهترین ویژگی‌های ترلو است.
- هر تابلو یک تعداد تعریف شده عضو دارد که می‌توانند آن تابلو را ببینند و کارت‌هایی را مابین لیست‌ها ایجاد یا جابهجا کنند.
- می‌توانید برای تابلویی که ساخته‌اید قابلیت دیده شدن یا نشدن توسط اعضا را تعیین کنید.
_ نتیجه : می‌توانید طبق میلتان اجازه دهید تمامی اعضا تابلوی شما را ببینند یا فقط چند کارمند به خصوص را جهت همکاری سودمند به دیدن تابلویی که ساخته‌اید دعوت کنید.
- می توانید وظایف خود را محول کنید بدین صورت که کارت‌ها را به اعضای به خصوصی از یک تیم اختصاص دهید، سپس همه‌ی اعضا می‌توانند در بخش نظرات کارت درباره آن کارها بحث کنند.
_ این ویژگی منحصر به فرد ترلو سبب می‌شود همکاری در این نرم‌افزار یا پلت‌فرم یکپارچه و سر راست باشد.
* چک لیست‌ها
چک لیست‌ها به شما این امکان را می‌دهند تا در درون یک کارت، برای کارهای اصلی خود جزئیات و گام‌های کوچکتری تعریف کنید.- می‌توانید این چک لیست‌ها را در صورت تمایل اضافه، ویرایش یا حذف کنید.
- می‌توانید یک چک لیست را در صورت نیاز به کارت تبدیل کنید و کارهای خاص درون آن چک لیست را به اعضایی از تیم اختصاص دهید.
- انجام این کار سبب می‌شود که تقسیم پروژه‌ها و وظایف بزرگ به مراحل عملیاتی قابل کنترل، بسیار آسان شود.
* برچسب‌ها یا لیبل‌ها (به انگلیسی: Labels)
- برچسبهای این نرم افزار بسیار شبیه به برچسبهای نرم افزار Evernote، یک برنامه جهت یادداشت کارهای روزانه، یا هشتگ‌های موجود در رسانه‌های اجتماعی هستند.
- برچسب‌ها به شما اجازه می‌دهند کارت‌ها را به هر روشی که می‌خواهید طبقه بندی و مرتب کنید. می‌توانید مقدار نامحدودی از برچسب‌ها را برای هر کارت اعمال کنید.
- می‌توانید به راحتی از رنگ لیبل‌ها برای سازماندهی کارت‌های خود استفاده کنید یا برای فیلترینگ توصیفی‌تر، برای هر یک از برچسب‌ها یک نام انتخاب کنید.
- با فیلتر کردن لیبل‌ها شما می‌توانید صرفا کارت‌های مورد نظر خود را زمانی که فقط می‌خواهید آن‌ها را ببینید، مشاهده کنید و با این کار به افزایش تمرکز و بهره‌وری خود روی کار مورد نظرتان کمک کنید.
* موعدهای مقرر (به انگلیسی: Due dates)
موعدهای مقرر ترلو به شما کمک می‌کنند در مسیر خود باشید تا هرگز مهلت‌ها و دلایل های خود را فراموش نکنید.
زمانی که شما برای یک کارت موعد مقرر تعیین می‌کنید، 24 ساعت قبل از سر رسیدن موعد مقرر یک هشدار از برنامه دریافت می‌کنید که به شما کمک می‌کند کار خود را به موقع به اتمام برسانید.
مانند سایر ویژگی‌های ترلو، این ویژگی نیز بسیار جذاب و دیدنی است. این موعدهای مقرر به صورت یک علامت کوچک روی کارت ظاهر می‌شوند که رنگ آن‌ها با توجه به میزان نزدیکی شما به موعد مقرر تغییر می‌کند.
معنی هر رنگ:
طوسی: بیشتر از 24 ساعت برای اتمام کار زمان دارید.
زرد: 24 ساعت برای اتمام کار زمان دارید.
قرمز: موعد مقرر سر رسیده است.
صورتی کم رنگ: موعد مقرر گذشته است.
سبز: کار به طور کامل به اتمام رسیده است.
موعدهای مقرر در یک چشم بهم زدن می‌توانند به شما بگویند کدام کار اولویت بیشتری دارد و شما باید در اسرع وقت آن را انجام دهید و کدام کار مدت و فرصت بیشتری برای انجام دارد
پیوست‌ها
پیوست‌ها به شما این امکان را می‌دهند تا تمام منابع مورد نیاز برای انجام وظایف خود را یک جا در کنار هم نگه دارید.
اینکه پیوست‌های خود را از رایانه، گوگل درایو، دراپ باکس یا هر جای دیگر اضافه می‌کنید، مهم نیست چرا که همه این موارد به شکلی مرتب در داخل کارت مورد نظر شما متصل می‌شوند.
با استفاده از این ویژگی، دیگر نیازی به جستجو در میان فایل‌های غیر سازمان یافته‌ی رایانه یا پوشه‌های تصادفی OneDrive نخواهید داشت تا مواد خام مورد نیاز خود را برای انجام کارهای خود پیدا کنید.
مقایسه دو نرم افزار قدرتمند مدیریت دوراری ترلو و آسانا
* ساب اسکریپشن‌ها (به انگلیسی: subscription)
ساب اسکریپشن‌ها به شما اجازه می‌دهند برای تمام اتفاقاتی که برای یک کارت رخ می‌دهد ناتیفیکیشن دریافت کنید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که گزینه‌ی ساب اسکرایب (به انگلیسی: subscribe) در بک گراند هر کارت را فعال کنید.
این ویژگی بسیار مهم به خصوص زمانی که کارت را در معرض دید بقیه‌ی اعضای تیم قرار می‌دهید بسیار کاربردی است. بدین نحو که هر زمان فردی کامنت بگذارد، موعد مقرر اضافه کند، کارت را جابهجا کند یا هر کار مهم دیگری انجام دهد شما مطلع خواهید شد.
این ویژگی به خصوص برای مدیران پروژه که به طور جدی روی کارت‌ها کار نمی‌کنند اما می‌خواهند برگه‌های پیشرفت در آن کارت‌ها را همزمان با فرآیند پروژه پیگیری کنند، بسیار مفید است.
* پاورآپ‌های ضروری ترلو کدام‌ها هستند؟
ترلو دارای 87 برنامه یا نرم‌افزار یکپارچه کننده است که به مجموع آن‌ها “Power Ups” اتلاق می‌شود. این برنامه‌ها به شما این امکان را می‌دهند که ترلو را با برخی از بهترین برنامه‌های کاربردی موجود جفت کنید.
در ادامه چند نمونه از این پاورآپ‌ها با قابلیت‌هایشان توضیح داده می‌شود:
1-گوگل درایو
گوگل درایو به عنوان یک پاورآپ با ترلو جفت می‌شود و به شما این اجازه را می‌دهد که تمام فایل‌ها، Spreadsheetها و کل فولدرهای مد نظر خود را به کارت ترلو متصل کنید.
بدین منظور کافی است فولدر یا فایل مورد نظر خود را درگ (drag) کرده و در کارت ترلو دراپ (drop) کنید. همچنین اجازه می‌دهد موارد و مطالبی از یک کارت را که می‌خواهید، به راحتی در گوگل درایو ذخیره کنید.
این ویژگی به شما کمک می‌کند به راحتی بین وظایف و مدارک خود به طور همزمان هماهنگی ایجاد کنید.
2- اسلک (به انگلیسی: Slack)
Slack نیز به عنوان یک پاورآپ به شما این امکان را می‌دهد تا کارت‌های ترلو را به کانال‌های Slack خود ارسال کنید، در این برنامه هشدارهایی را برای فعالیت بر روی کارت‌ها در ترلو تنظیم کنید و کل مکالمات درون Slack را به کارت‌های ترلو بچسبانید تا آن‌ها را عملی کنید.
Slack با ترلو تقریبا یک جفت بی‌نقص برای همکاری و ارتباطات ساده است. (اگر این جمله تعجب شما را برانگیخته است، زمان آن فرا رسیده است که درباره‌ی Slack بیشتر سرچ کنید.)
3- تکرار کننده‌ی کارت ( به انگلیسی: Card Repeater )
Card Repeater به عنوان یک پاورآپ به شما این امکان را می‌دهد که کارها و وظایف روزانه و معمولی خود را مانند جلسات هفتگی، برنامه ریزی‌های روزانه یا به روزرسانی‌های رمز عبور، طبق یک برنامه‌ی منظم تکرار کنید.
اگر کاری را بیشتر از یکبار انجام می‌دهید و نمی‌خواهید هر بار که اقدام به انجام آن می‌کنید همان کارت را مجددا ایجاد کنید، این پاورآپ باعث می‌شود که این کار به طور خودکار اتفاق بیفتد.
4- CloudApp
CloudApp به شما این امکان را می‌دهد با ایجاد GIF، فیلم گرفتن از صفحه نمایش و حاشیه نویسی اسکرین شات‌ها، به راحتی ارتباط بصری برقرار کنید.
این پاورآپ با متصل کردن تصاویر به کارت‌ها این همکاری با ترلو را سریع‌تر، راحت‌تر و جذاب‌تر می‌کند.
با استفاده از ترلو و به کمک اپلیکیشن CouldApp شما به مدیا‌های مختلف و موارد بصری دسترسی پیدا خواهید کرد.
گاهی با فرستادن عکس، جزئیات بیشتری از یک موضوع را ارائه دهید و گاهی در قالب یک ویدیو حتی با کیفیت اچ دی نواقص کار را برای سایرین توضیح دهید و حتی با استفاده از گیف تولد یکی از همکاران خود را تبریک بگویید.
همه این مدیا ها با استفاده از CloudApp در ترلو در دسترس خواهند بود.
5- تقویم (به انگلیسی: Calendar)
برنامه‌ی Calendar نیز به عنوان یک برنامه با ویژگی پاورآپ به شما این اجازه را می‌دهد که تمام موعدهای مقرر کارت‌های خود را ببینید. بدین نحو که بعد از سینک شدن ترلو با تقویم شما تمام تاریخ‌های مقرر در تقویم شما به صورت بصری قابل رویت هستند.
شما همچنین می‌توانید موعد مقرر کارت‌ها را با گرفتن و کشیدن کارت‌ها به سمت تاریخ جدید، تغییر دهید.این ویژگی مهم جریان کاری بصری ترلو را به سطح بالاتری می‌برد.
6- GitHub
GitHub به عنوان یک پاورآپ به توسعه دهندگان و مدیران اجازه می‌دهد تا با پیوست مستقیم درخواست‌ها به کارت‌ها، در بالای تعهدات خود بمانند. همچنین کار خود در GitHub را با یک کلیک از کارت ترلو شروع کرده و چندین مخزن GitHub را در یک تابلو(برد) واحد مرتبط کنند.
کاربران GitHub اکنون می‌توانند با اعتماد به نفس بالا، کار بر روی چندین پروژه را بدون عقب افتادن یا عدم رعایت تعهدات خود شروع کنند. (برای افراد غیر برنامه نویس و غیر متخصصی که این مطلب را می خوانند، در اینجا لینکی وجود دارد که توضیح می دهد GitHub چیست).
* هزینه‌ی ترلو
اکنون که شما کاربران هاو کن یو می‌دانید ترلو چگونه کار می‌کند و چه چیزی را می‌توانید هنگام استفاده از آن انتظار داشته باشید، بگذارید درباره هزینه‌ی آن صحبت کنیم.
ترلو مانند اکثر برنامه‌های کاربردی دیگر، دارای نسخه‌ی رایگان با گزینه‌هایی برای پرداخت پول جهت استفاده از ویژگی‌های بیشتر ارائه می‌دهد.
ویژگی‌هایی که در هر نسخه دریافت می‌کنید در ادامه بیان شده است. (توجه داشته باشید که نسخه‌های بالاتر شامل ویژگی‌های نسخه‌های پایین‌تر نیز هستند.)
_ نسخه‌ی رایگان
تابلوها، لیست‌ها، کارت‌ها، اعضا، چک لیست‌ها و پیوست‌های نامحدود.
یک پاورآپ برای هر تابلو
امکان اتصال فایل‌ها تا 10 مگابایت
_ نسخه‌ی تجاری _ 9.99 دلار برای هر کاربر در ماه
پاورآپ‌های نامحدود
امکان اتصال فایل‌ها تا 250 مگابایت
امکان گروه بندی و سازمان دهی تابلوهای سایر اعضای یک تیم
کنترل میزان دسترسی به داده‌های خود و حذف دسترسی اعضای قبلی با یک کلیک
کنترل افرادی که می‌توانند تابلوهای عمومی یا خصوصی ایجاد کنند
حفظ کردن اطلاعات شرکت با عضویت گیری و دعوت به همکاری سخت‌گیرانه‌تر
امکان شخصی سازی با استفاده از بردهای سفارشی
پشتیبانی از ویژگی جواب دهی به ایمیل‌ها توسط افراد نه ماشین با فاصله‌ی زمانی یک روز کاری
_ نسخه‌ی اینترپرایز (به انگلیسی: Enterprise )
20.83 دلار برای هر کاربر در ماه
برای تمام IdPهای SAML امکان یک ورود وجود دارد.
امکان فعال سازی دو مرحله‌ای ( فعال سازی 2Factor Authentication)
دریافت امکانات جهت شخصی سازی
امکان دریافت سریع پاسخ پرسش‌های خود در کمتر از یک روز کاری از طریق پشتیبانی تلفنی و از طریق ایمیل
امکان آگاه سازی با بررسی جامع قراردادهای حقوقی و SLA پیشرفته
امکان رمزگذاری پرونده در حالت Rest
امکان تشخیص نفوذ با نظارت نرم افزار پیشرفته
امکان بررسی سفارشی امنیت
با مراجعه به صفحه‌ی قیمت گذاری این نرم افزار به همراه پیشنهاد ویژه‌ی آن‌ها برای موسسات غیرانتفاعی و آموزشی، در مورد گزینه‌های قیمت گذاری ترلو اطلاعات بیشتری کسب کنید.
* ترلو برای همه
* قابلیت انعطاف پذیری Trello
* از Trello در محیط کار استفاده کنید
* از Trello در خانه استفاده کنید
جمع بندی و نتیجه گیری درباره ابزار ترلو
زمانی که قرار است یک پروژه و بخصوص کار تیمی انجام شود هماهنگی بین اعضا در آن بسیار مهم است. بواسطه ابزار ترلو می توان این امکان را به راحتی و بصورت رایگان برای تیم مهیا کرد. این ابزار علاوه بر نسخه تحت وب، بر روی اندروید، ویندوز و آی او اس نیز ارائه شده است و می توانید به راحتی از آن استفاده نمایید.