مدیریت پروژه ها به سبک آسانا (Asana)
ابزارهای زیادی مانند ترلو، تسکولو، واندرلیست، امنی فوکوس و تودوئیست وجود دارند اما به دلایل متعدد و از جمله امکانات عالی آن در نسخه رایگان، پیشنهاد من استفاده از آسانا است.
تسکولو یک استارتاپ ایرانی است که امکاناتی مانند تقویم فارسی را هم دارد.
یکی از نرم‌افزارهای شناخته شده در دنیا در حوزه مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS، آسانا (Asana) است (www.asana.com). این نرم‌افزار به خوبی گردش کار را مدیریت می‌کند، اما نمی‌توان از آن انتظار یک نرم‌افزار کامل مدیریت پروژه را داشت،
* Asana چیست؟
آسانا برای کارهای در حال انجام مناسب‌تر است، در حالی که دیگر اپلیکیشن‌ها برای پروژه‌هایی با تاریخ دقیق شروع و اتمام بهتر است. ساخت و راه‌اندازی یک وبسایت خبری، یک پروژه است. نوشتن محتوای روزانه برای وبسایت خبری نیز کار در جریان محسوب می‌شود.
آسانا موارد زیر را پیگیری می‌کند :
- چه کسی مسئول چه کاری است،
- اطلاعات مرتبط با هر کار چیست
- همه اطلاعاتی که به فرآیند آن کار مرتبط می‌شود.
نکته :
- تنظیم آسانا بر اساس نیازهایتان، یکی از سخت‌ترین قسمت‌های آن است.
- ماهیت باز و روشن آسانا، یکی از جنبه‌های خوب آن است.
- آسانا به دلیل نداشتن ساختار مشخص، کمی پیچیده است.
بر اساس سلسله مراتب کاری، هر کس مسئول یکسری از مجموعه پروژه‌ها با لیستی از وظایف است. هر یک از کارها می‌تواند زیرشاخه‌ها، مسئول خود، مدت زمانی، الحاقات، کامنت‌ها، برچسب‌ها و دنبال‌کنندگان خود را داشته باشند.
از این کارها و زیرشاخه‌های آنها می‌توان برای پیگیری کارها استفاده کرد.
کامنت‌ها و دیگر داده‌ها به شما کمک می‌کنند تا بفهمید وضعیت تسک چگونه است، بنابراین نیازی نیست با ایمیل یا دیگر ابزار پرس و جو کنید. با تمام شدن کار و زیرشاخه‌هایش، تاریخچه و هر چه به آنها مرتبط بوده به کار الحاق می‌شود. بنابراین هر کاری یک کانتکس معنادار دارد.
دانلود نسخه رایگان نرم افزار مدیریت کاربردی Asana
* مزایای نرم‌افزار آسانا (Asana)
1- پلن رایگان دارد
یکی از امکاناتی که آسانا ارائه می‌دهد، پلن رایگان است که با تست رایگان متفاوت است. گرچه پلن رایگان امکان دسترسی به همه فیچرهای آسانا را نمی‌دهد، اما برای گروه‌های کوچک با بودجه کم امکان مناسبی برای استفاده از این ابزار فراهم می‌کند.
2- حیطه ادغام
ادغام با دیگر اپلیکیشن‌ها نیز از امکانات آسانا است. از جمله این برنامه‌ها می‌توان به Slack, Salesforce, Microsoft Outlook اشاره کرد.
3- فیچرهای مهم
Asana پلاگین یا افزونه‌هایی دارد که کمک می‌کند پروژه‌های خود را جهت رفع نیازهایتان تعدیل کنید. از نمودارهای کانبان (Kanban) و گات (Gantt) گرفته تا مدیریت وابستگی،
_ تِرَک کردن زمان و گزارش‌دهی، آسانا همه اینها را به عنوان فیچرهای داخل برنامه یا پلاگین‌هایی دارد که فیچرها را به تجربه شما ادغام می‌کند.
4- سهولت در ارتباط بین اعضای تیم (و در نتیجه کاهش تعداد پیام های تلگرامی و ایمیلی)
اگر هدف یا پروژه‌ای تیمی را در آسانا شروع کنید، تمام ارتباطات شما با هم تیمی‌ها از درون خود آسانا انجام خواهد شد.
در آسانا می‌توان تمام مکالمات مربوط به هر پروژه (و هر کار زیرمجموعه هر پروژه) را به آسانی و از درون خود نرم‌افزار انجام دهید. این کار علاوه بر جلوگیری از به‌هم‌ریختگی، قابلیت جستجوی بسیار خوبی داشته و تمام آرشیو مکالمات را هم نگهداری می‌کند.
ارتباط راحت است، در هر زمان هر کسی می داند که برای هر کار، چه کسی مسئول است و در چه زمانی باید آن کار را انجام دهد.
با توجه به اینکه مکالمات در محیطی انجام می‌شود که پروژه و کارها قابل مشاهده است، مکالمات متمرکز بر کار و انجام آن خواهد بود. تصمیم ها با سرعت بیشتری گرفته شده و کارها سریع‌تر به سرانجام خواهند رسید.
5- دیدن تمام کار و اهداف در یک جا و با یک نگاه است.
6- افزایش مسئولیت‌پذیری و شفافیت
زمانی که شما کاری را ایجاد کرده و همراه با یک موعد مقرر به کسی محول می‌کنید (این نفر البته می‌تواند خودتان باشد)، اتفاق جالبی می افتد.
افراد دقیقا کاری را که باید انجام می دهند.
* معایب نرم‌افزار آسانا (Asana)
1- پیچیدگی پروژه‌ها
از آنجا که آسانا فیچرهای فوق‌العاده‌ای ارائه می‌دهد، پروژه‌ها می‌توانند پیچیده یا گیج‌کننده شوند. اگر یک مدیر پروژه باتجربه نباشید یا نیازی به همه فیچرهای آسانا نداشته باشید، بهتر است به دنبال یک جایگزین ساده‌تر مانند Trello باشید.
2- محدودیت تسک‌ها
یکی از معایبی که درباره Asana گفته می‌شود، این است که به شما اجازه می‌دهد پروژه را تنها به یک نفر محول کنید. این شاید برای تیم شما مشکلی ایجاد نکند، اما اگر بخواهید چند نفر روی یک تسک کار کنند، باید این ابزار را کنار بگذارید.
* چرا باید از آسانا استفاده کنید؟
ابزاری برای مدیریت پروژه‌های شخصی و البته سازمانی است.ویژگی ردیابی زمان محلی را ندارد، اما برای مدیریت تسک‌ها و گردش کاری، ابزار بسیار مناسب و انعطاف‌پذیری است.
آسانا این دید را به شما می دهد. زمانی که با آسانا شروع به کار کنید، پروژه‌های زیادی را ایجاد و حذف خواهید کرد. دیدن کارها از دید یک ناظر بیرونی، امکان رسیدن به یک سیستم مناسب را برای شما فراهم خواهد کرد.
* چگونه استفاده از این ابزار هیجان‌انگیز را شروع کنید
در ابتدا بر روی استفاده از آسانا به عنوان یک ابزار مدیریت وظایف برای شخصی است که قصد دارد به اهداف خود برسد.
در ادامه و با پیشرفت کار و تجارب خودم، در مورد استفاده این ابزار در انجام کارهای تیمی هم خواهم نوشت.
ثبت نام در آسانا
آسانا بر اساس ایمیلی که در زمان ثبت نام استفاده می کنید دو گزینه پیش روی شما قرار می‌دهد:
- سازمانی
- فردی
اگر از ایمیل سازمانی خود برای ثبت‌نام استفاده کنید، آسانا به شکل خودکار، شما را به عنوان یک سازمان تشخیص داده و امکان ساخت تیم ها را در زمان ثبت نام به شما می‌دهد.
مثلا تیم بازاریابی، تیم ارتباط با مشتری، تیم زمین‌شناسی، تیم پروژه خط انتقال آب
اما اگر از ایمیل‌های عمومی مانند جیمیل، یاهو و اوتلوک استفاده کنید، تنظیمات آن به صورت فردی خواهد بود. البته نگران این موضوع نباشید چون در هر زمان می‌توانید سیستم عادی خود را به یک حساب سازمانی ارتقا دهید.
آسانا تا یک تیم ۱۵ نفره و البته برخی از محدودیت‌های شخصی‌سازی پروژه‌ها رایگان است.
* چگونه پروژه‌ها یا اهداف خود را در آسانا تعریف کنید
پروژه‌ها، نتایجی هستند که قرار است حداکثر ظرف یکسال آینده به آنها برسیم. هر پروژه شامل بخش های زیر می باشد :
- یک مدیر
- موعد انجام کار
- وظایفی برای اتمام کار
مانند تصویر زیر از پنل سمت چپ یا بالا می‌توانید پروژه را تعریف کنید.
* برای به سرانجام رسیدن هر پروژه، کارهای زیادی لازم است
هر پروژه باید به بخش‌های متفاوتی تقسیم شده که هر کدام از این بخش‌ها نیز شامل تعدادی کار یا وظیفه یا Task خواهند بود. یکی از مزایای بزرگ آسانا تقسیم هر پروژه به بخش‌های مختلف است.
مثلا اگر برای هر ماه خود یک سری وظایف و اهداف در نظر گرفته‌اید می‌توان بخش‌هایی به نام هر ماه درست کرده و وظایف مربوط به هر کدام را در آن بنویسید. یا قسمت های مختلف سازمان یا حتی زندگی شخصی خود را دسته‌بندی کنید.
* مهم‌ترین قسمت طرح موفقی، تعریف کارهایی است که باید در زمان مشخصی انجام شوند
در هر پروژه، کارهایی باید انجام شود تا وضعیت آن پیشرفت کرده و به سرانجام برسد. مهم ترین کاری که در آسانا انجام خواهید داد مربوط به این قسمت است.
در هنگام نوشتن وظایف برای اولین بار یک نکته را فراموش نکنید: کمیت بسیار مهم‌تر از کیفیت است.
اگر قادر به تایپ سریع نیستید، این کار را با یک قلم و کاغذ انجام دهید. تمام کارها (چه آنها که خود شما باید انجام داده و چه کارهایی که باید دیگران انجام دهند) را برای هر بخش بنویسید.
هر کار یا وظیفه مشخصات زیادی دارد که به شما کمک خواهند کرد تا آنها را به خوبی مدیریت کنید. وقتی که روی هر وظیفه کلیک کنید، یک برگه مشخصات از آن در سمت راست بازخواهد شد که در آنجا تمامی جزئیات لازم برای آن وظیفه قابل مدیریت شدن هستند.
در تصویر زیر تمامی این بخش‌ها نشان داده شده است.
* مشخصات هر وظیفه در آسانا چیست؟
_ موعد انجام یا Due Date
در حالت کلی ما دو نوع پروژه در سازمان خود داریم.
1- پروژه‌های همیشگی یا به قول خارجی‌ها همیشه سبز (Evergreen) مثلا:
- تهیه یک گزارش هفتگی یا ماهیانه در شرکت
- نوشتن منظم یک مقاله در وبسایت
- سفارش اقلام مصرف شده مغازه به توزیع‌کنندگان
پروژه‌های همیشه سبز، شامل فعالیت‌هایی اغلب تکراری است. وقتی که این پروژه‌ها را در آسانا تعریف می‌کنید، فادر به تعیین موعد انجام تکرارشونده هستید. مثلا هر هفته بکشنبه صبح، کارهای مرتبط با تهیه گزارش را باید انجام دهید.
2- پروژه‌های یک بار مصرف. مثلا:
- قصد دارید تا در دی ماه امسال به یک مسافرت بروید
- قرار است دکوراسیون مغازه را عوض کنید
- بایستی برای کنفرانس ملی پیش رو، یک مقاله و ارائه تهیه کنید
تاریخ اتمام این پروژه‌ها، مشخص است. اما به دلیل منحصر به فرد بودن آنها ممکن است که در تشخیص وظایف مرتبط با آنها، دقت کافی نداشته باشید. این موضوع مهمی نیست چون در ادامه و با پیشرفت کار و البته در برنامه‌های بازخورد هفتگی، قادر به تنظیم مجدد کارها خواهید بود.
شاید یکی از نقاط ضعف این برنامه نداشتن تقویم فارسی باشد. این موضوع نیز به سادگی و با تبدیل تاریخ قابل حل است. آسانا بر اساس زمانهای تعیین شده کارها را به ما یادآوری خواهد کرد.
شما می‌توانید یک یا چند پروژه خود را به تقویم گوگل یا اوتلوک، متصل کرده و وظایف خود را در تاریخ شمسی ببینید.
_ محول کردن کار (Assiggnee)
در این قسمت کار را به شخص مورد نظر محول می کنید. در بحث هدف‌گذاری شخصی طبعا فرد دیگری در تیم ما حضور ندارد.
– خرده وظایف (SubTasks)
اگر برای انجام هر وظیفه نیز لازم به انجام کارهای متعددی است، آنها را هم می‌توان به عنوان خرده وظایف (Subtasks) تعریف کرد. که البته هر کدام از آنها هم می‌توانند به شخص خاصی محول شده و تمام مشخصات یک وظیفه را داشته باشند.
_ برچسب‌ها (Tags)
یکی از مزایای آسانا نسبت به تودوئیست و واندرلیست، امکان استفاده از برچسب‌های جذاب در ویرایش رایگان آن است. با استفاده از برچسب‌ها می‌توان وظایف مرتبط با هر پروژه را دسته بندی کرد.
یکی از کاربردهای بسیار عالی برچسب‌ها، استفاده از آنها در دسته‌بندی کارها بر اساس زمینه (Context) است. این دسته‌بندی به شما امکان می‌دهد که کارهای کمتر از ۳۰ دقیقه و یا هر برچسبی را که ایجاد کرده اید در زمان لازم به کار مورد نظر بپردازید.
_ پیوست‌ها
قطعا برای برنامه‌ریزی و اجرای کارها، از نرم‌افزارهای دیگری استفاده خواهید کرد. مثلا برای یادداشت‌برداری از وان‌نوت استفاده می‌کنید. یا ممکن است حساب و کتاب یک پروژه را در یک فایل اکسل انجام داده باشید.
در این قسمت می‌توانید پیوست‌های مرتبط با هروظیفه را از اینترنت (گوگل درایو، وان درایو، دراپ باکس) و یا از کامپیوتر خود، انتخاب کرده و به آن ضمیمه کنید.
* من الان دقیقا چه کاری را باید انجام دهم؟
همانطور که گفته شد، مهم‌ترین کار شما در زمان تعریف پروژه، اختصاص موعد انجام به پروژه و وظایف مرتبط با آن است. بر اساس زمانهای انتخابی شما، آسانا به طرز فوق‌العاده‌ای کارهای شما به دسته‌های
- امروز Today
- پیش رو Upcoming
- بعدا Later
تقسیم می‌کند.
نکته جالب اینکه وقتی کاری را به بعدا محول کنید، اگر کمتر ار ۷ روز به آن زمان مانده باشد به صورت خودکار به قسمت وظایف پیش رو منتقل می شود.
قسمت وظایف من (My Tasks) را به شدت منظم نگه دارید. پیش از این گفته شد، که هر زمان که وظیفه‌ای را در آسانا تعریف می‌کنید، باید برای آن موعد انجام تعیین کنید. بر این اساس تمام کارها به قسمت کارهای جدید (New Tasks) منتقل خواهند شد.
نکته :اگر به شکل پیوسته نسبت به بهینه‌سازی آن اقدام نکنید، کارایی خود را از دست خواهد داد.
* نکات کلیدی استفاده از آسانا:
کم‌کم شروع به استفاده از کلیدهای میان‌بر در آسانا کنید. با این کار به سرعت تبدیل به یک کاربر حرفه‌ای خواهید شد. از طریق این لینک، فهرست کامل کلیدهای میان‌بر در آسانا را ببینید.- با استفاده از امکان جستجو می‌توان کار، پروژه، برچسب و یا اعضای تیم را به راحتی جستجو کرد.
- در قسمت پیشرفت (Progress) هر پروژه، می‌توانید عملکرد خود را با توجه به تعداد کارهای انجام شده بسنجید.
- عادت کنید که تمام کارهای روزانه خود، حتی ارسال یک پیامک را در آسانا تعریف کنید.
- اگر ایمیلی را دریافت کرده که باید روی آن کاری انجام دهید، آن را به سادگی به x@mail.asana.com فوروارد کنید. به همین راحتی یک وظیفه جدید در قسمت My Task ایجاد شده که قادر به تغییر تنظیمات آن خواهید بود.
- عنوان وظیفه، موضوع ایمیل و شرح وظیفه، بدنه ایمیل دریافتی خواهد بود.
مقایسه دو نرم افزار قدرتمند مدیریت دوراری ترلو و آسانا
* سخن آخر
هرچه توجه شرکت‌ها به مدیریت پروژه به عنوان یک استراتژی کسب و کار بیشتر می‌شود، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند آسانا (Asana) نیز بیشتر موردتوجه قرار می‌گیرند. کاربران این ابزار اعلام داشته‌اند که استفاده آنها از ابزار پیغام‌دهی این نرم‌افزار، تیم آنها را کارآمدتر ساخته است.
آسانا تعداد ایمیل‌های ارسالی و جلسات را کمتر کرده و آنها را قادر ساخته تا کارهای بیشتری را به انجام برسانند. اما نمی‌توان گفت آسانا برای هر تیم، شرکت یا بیزنسی مناسب است.